Tjen penge som Virtuel Assistent

Inden du hopper ombord på jobbet som virtuel assistent, er du nødt til at lave en liste over dine kompetencer.

Forsøg at lave en liste indenfor hver af disse kategorier:

1. Kompetencer og programmer du har erfaring i og er god til. Dette kan f.eks. være Microsoft Word, Excel, planlægning af møder etc.
2. Kompetencer og programmer du ikke har erfaring indenfor eller ikke er særlig god til.
3. Kompetencer og programmer du gerne vil lære.
4. Kompetencer og programmer du kan lide at bruge, og kompetencer og programmer du ikke kan lide at bruge.

Når du har lavet lister indenfor disse emner, skulle du gerne kunne uddybe, hvad du vil specialisere dig indenfor.

Hvad har du brug for?

Du er nødt til at have kendskab til diverse tekstprogrammer, e-mail og programmer til håndtering af kontakt og planlægning.
Hvad der kendetegner en god virtuel assistent er, at vedkommende altid er til at få fat i. Opkald bør besvares indenfor de første tre ring, og e-mails og breve bør altid besvares samme dag.

Og ja, mange klienter ringer dig op bare for at tjekke din effektivitet.

Har du brug for nogen særlig uddannelse?

Det klart vigtigste for at blive en virtuel assistent er erfaring. De fleste vil mene, at du som minimum bør have fem års erfaring indenfor området og gerne haft stillinger med et vist ansvar.

Desuden vil du have brug for ekspertviden indenfor alle Microsofts programmer og også gerne indenfor Apple’s programmer. Men dette kan du tage kurser indenfor, hvis du føler din viden trænger til at blive opdateret.

Som i alle andre tilfælde, når du vil starte en forretning, er du nødt til at undersøge hvad der allerede er derude på markedet.

• Er der en efterspørgsel på virtuelle assistenter?
• Er der allerede for mange virtuelle assistenter i forhold til efterspørgslen?
• Hvad tager andre for deres services?

Du er nødt til virkelig at tænke hele vejen rundt om arbejdet og finde så meget information som muligt.

Find et navn og bliv registreret

Som selvstændig er det super vigtigt for din forretning at have det rigtige navn. Det er det første kunden hører og skal gerne give et godt indtryk og være til at huske. Du kan selvfølgelig vælge blot at bruge dit eget navn, det er helt op til dig. Husk dog når du vælger navn at tjekke, at der ikke er andre, som hedder det samme.

Herefter skal du oprette dig selv som selvstændig og blive CVR-registreret.

Forsikringer og skat

Din indboforsikring er muligvis ikke gældende, hvis du arbejder hjemmefra. Dette er du nødt til at tjekke med dit forsikringsselskab, da du højst sandsynligt er nødt til at opgradere dine forsikringer.

Som selvstændig vil du alene have ansvaret for at ordne din skat. Sørg derfor for at have styr på dine årsopgørelser og løbende tjekke op på, om din forventede arbejdsmængde matcher din egentlige arbejdsmængde. Er du usikker på hvorvidt du kan håndtere det selv, kan du overveje at søge hjælp hos en revisor.

Finansiering og opstartsudgifter

Inden du springer hovedkulds ud i livet som selvstændig, er du nødt til at sikre dig, at det er økonomisk holdbart. Indtil at du har opbygget dig et solidt klientel, vil økonomien formegentlig være stram. Har du råd til at have underskud i et par måneder? Du er nødt til at overveje de værst tænkelige scenarier og overveje hvorvidt du kan håndtere dem eller ej.

For at komme i gang vil du have brug for et ekstra værelse (eller i hvert fald et frit skrivebord), en telefon, et pålideligt internet og en computer med de nødvendige programmer. Forsøg at udregne hvor meget du skal tjene for at dække disse omkostninger og i længden få overskud.

Skriv dig op til et agentur

Dit første skridt mod at få kunder er at blive skrevet op hos et troværdigt agentur.

Der er masser af agenturer derude, som står i kø for at tage dine penge til gengæld for at formidle kontakt til kunder. Betal aldrig. Der findes intet legitimt agentur, som ville bede om penge for at arbejde for dem. Du skal ikke hoppe på noget med administrationsgebyrer eller diverse andre gebyrer, for så snart du har betalt, er det meget sandsynligt at du ikke modtager meget mere end en enkelt e-mail efterfølgende.

På samme måde bør du undgå sider der lover hurtig indtjening à la ”tjen op til 10.000 kr. om dagen” og lignende. Hvis disse tilbud virkelig virkede, ville alle selvfølgelig gøre brug af dem. Din bedste mulighed er at skrive dig op hos agenturer som VOT, der ikke beder dig betale noget som helst, men som hjælper dig med at formidle kontakt til firmaer i hele verden.

Det kan også være en hjælp af blive en del af Society of Virtuel Assistants, som er en gratis side, der hjælper dig med alt vedrørende din position som virtuel assistent. Hos SVA er der to typer af medlemmer: standard medlem og godkendt medlem.

• Standard medlemskabet er til dem, der er interesserede i jobbet som virtuel assistent. Som standard medlem har du adgang til diverse forum, hvor du kan få svar på dine spørgsmål og lære mere om jobbet.
• For at blive godkendt medlem er du nødt til at være fungerende virtuel assistent. Din hjemmeside og e-mail vil blive tjekket af SVA, og hvis du bliver godkendt, vil du få lov at bruge sidens logo og blive tilføjet til sidens jobdatabase, hvilket forhåbentlig vil føre til betalt arbejde.

Det kan godt virke frustrerende, at man ikke har adgang til jobdatabaserne før du bliver godkendt medlem, men systemet er indrettet sådan for at opmuntre nye virtuelle assistenter til at gøre det ordentligt og på den måde være med til at forbedre industrien.

At blive skrevet op til et agentur er første skridt på vejen til en kundebase, men dermed ikke sagt at du hos et agentur er garanteret arbejde. Der vil altid være nogen derude, som er mere erfarne og dygtigere end dig, så du kan ikke regne med, at arbejdet kommer væltende ind fra første dag. Du vil formegentlig være nødt til at gøre brug af De Gule Sider og venner og bekendte i starten for at få dit budskab spredt.

Reklame for en virtuel assistent

Netop at få budskabet spredt vil nok være det sværeste ved at komme i gang. At få budskabet ud til de firmaer, der har behov for dig, er ikke let, men når du først har fået de første kunder, spreder det sig hurtigt fra mund til mund.

For at få dine første kunder, er du nødt til at vide, hvilke firmaer du ønsker at rette dine services imod. Du kan ikke bare skrive, at du henvender dig til ”små og mellemstore firmaer” – det er alt for uspecificeret! Tænk på, at svarprocenten fra firmaer kun er omkring 1-2%. Tror du så, du vil få ret mange tilbagemeldinger på sådan en uklar besked?

Den bedste måde at gøre det på er ved at lave en liste over alle dine kompetencer og en præcisering af, hvilke du føler dig stærkest i eller holder mest af. Overvej så, hvilke firmaer der har brug for lige netop de kompetencer, som du tilbyder til højeste standard. Spørg dig selv hvorfor de har brug for dine services, hvad du kan gøre for at styrke deres produktivitet, hvilke fordele dine kompetencer har for firmaet og hvad der skiller dig ud fra mængden.

For at finde det rigtige medie for dig at gøre reklame i, er du nødt til at overveje følgende:

•  Hvilken litteratur bruger/læser disse firmaer?
•  Hvor har de deres netværk?
•  På hvilket netværk er de lettest at komme i kontakt med?

Andre måder at reklamere for dig selv

Hvis du kan, så lav en hjemmeside om dig selv og din forretning. Dette er ikke så svært som det umiddelbart kan lyde. Du kan blot gøre brug af simpel blogger software (som Blogger eller WordPress), hvilket er super brugervenligt.

En blog er en super måde at lave en slags digitalt CV, hvor du kan sælge dig selv og din erfaring. Du kunne eventuelt lægge et par kommentarer og beskrivelser ind fra tidligere jobs. Hvis du ikke ved hvordan du laver en blog, kan du tjekke vores guide her.

Lyder en blog lidt for overvældende, kan du også overveje at oprette en Linkedin profil, hvor du også har mulighed for at skrive med kollegaer og andre kontakter.

Er du virkelig ambitiøs, kan du også gå i krig med sociale netværker som Facebook og Twitter. Især Facebook er et ideelt sted at samle både personlige og professionelle kontakter.

De fleste firmaer har efterhånden en Facebook og /eller en Twitter profil, hvorfor det kan være et godt sted at gøre opmærksom på din tilstedeværelse. Nogle firmaer reklamerer endda med jobtilbud på deres sociale netværk, hvilket du selvfølgelig ikke vil gå glip af.

Så skal vi selvfølgelig ikke glemme den gode gamle ansigt-til-ansigt kommunikation. Man ved aldrig, hvem man støder ind i, så sørg for at lave nogle personlige visitkort, der er klar til at blive delt ud hvis behovet opstår.

Det er måske ikke så vigtigt i starten, hvor du kun har få kunder, men når du pludselig får mange at holde styr på, er et solidt system essentielt.

Det giver sig selv, at jo flere services du kan tilbyde, jo mere kan du kræve for dem. Tøv derfor ikke med at gå i kast med nye udfordringer, da det kun kan øge din værdi.